الخطة الكاملة لتعلم مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات

بسبب التطور السريع فى عصرنا الحالى ؛ تقدم التكنولوجيا و تطور الحياةبكل جوانبها بقينا نحس اليوم بيعدى بسرعة جداً و زى ما بنقول اليوم مافيهوش بركة، عشان كده مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات بقت مطلب ضرورى فى حياة أى شخص عايز يطور نفسه ويواكب تقدم الحياة.

فى المقالة دى هتتعرف على طرق عملية وبسيطة تقدر تطبقها فعلاً فى حياتك وهتلاقى نتائج مرضية جداً لتنظيم يومك وحياتك ان شاء الله.

تعريف إدارة الوقت

اجعلنى اوضح لك أولاً تعريف إدارة الوقت “هو فن القدرة على إمتلاك الوقت لإنجاز كل ما تريد إنجازه دون الشعور بالتوتر تجاه هذه الأمور وهي عملية التخطيط والتنظيم والسيطرة الفعالة على الوقت الشخصى لإنجاز المهام والأنشطة بكفاءة”. تمكن إدارة الوقت الفعالة الأفراد من تحقيق أهدافهم وتقليل التوتر وزيادة الإنتاجية والحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة الشخصية.

وبذلك ستكون راضى عن يومك وتشعر بالراحة والسعادة فتنطلق فى طريقك نحو النجاح وتحقيق الأهداف.

تشمل إدارة الوقت تحديد الأهداف، وتحديد الأولويات، وتخصيص الوقت للمهام المحددة، واستخدام استراتيجيات وتقنيات لتحقيق الإنتاجية الأمثل وتقليل الوقت الضائع. إنها مهارة تتطلب الانضباط الذاتى، واتخاذ القرارات، والقدرة على تخصيص الموارد بشكل مناسب لتحقيق النتائج المرجوة.

مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات

مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات تعني القدرة على تنظيم واستغلال الوقت بشكل فعال لتحقيق الأهداف وإنجاز المهام بأقصى قدر من الكفاءة.

التزاماتنا اليومية كثيرة وبداخلنا الكثير من الأفكار، نريد عمل كل شئ، العائلة والعمل والهوايات والاصدقاء تحتاج تخصيص وقت لكل جانب فيهم فكيف تستطيع؟

 الحل الوحيد هو تعلم مهارات إدارة الوقت وترتيب الأولويات. فى البداية تحتاج التعرف على الأشياء التى تريد فعلها خلال الاسبوع والأشياء الثابتة يوميا. مثلاً محتاج يوميا

8 ساعات نوم،  ساعة تعلم،  ساعة قراءة، 4 ساعات عمل، ساعتين كورس، ساعة مشى ورياضة، ساعة سوشيال ميديا ورد على رسائل واتساب وايميلات.

ومحتاج اسبوعيا : خروجة اسبوعية، فيلم مع العائلة، وقت ممتع مع الاصحاب، زيارة الاقارب.

إذن اليك الحل فى خطوات

ابنى جدول مريح لنفسك يوميا واسبوعيا

قم بإعداد جدول زمنى يومى او اسبوعى يخصص فترات زمنية محددة لانشطة مختلفة. قد تفكر فى استخدام تقويم رقمى او مخطط لتنظيم مهامك ولكن ربما الورقة والقلم يكفو بالامر. لكن احذر! 

كن واقعيا فى تقدير الوقت الذى تحتاجه لكل مهمة وامنح وقتا احتياطيا للمقاطعات غير المتوقعة أو التأخيرات. قم بتخصيص وقت محدد لكل مهمة او نشاط؛ لانه من خلال تحديد فترات زمنية ثابتة لعملك، تنشئ نهجا منظما يساعدك على الحفاظ على التركيز.

كم مرة قمت بعمل جدول ولم تلتزم به؟

بكل بساطة لأن فى كل مرة تنشئ فيها جدول وقتها تكون فى أحسن حالاتك و فى قمة حماسك وهذا يجعلك تعمَل يوم او اثنين ثم يذهب هذا الحماس ولم تستطع اكمال مهامك المجدولة ، اذن ماهو الحل ؟

أقول لك على خطوات بسيطة ستساعدك تلتزم بجدولك.

عندما تكتب جدولك

• خطط على أسوأ حالة ممكنة ليس أفضل حالة.
• تعامل مع نفسك المستقبلى أنه أقل منك الان.
• اجعل وقت الجدول فيه مرونة (ضع فى اعتبارك أنك ممكن تأجل او ممكن يحصل أحداث يومية خارجة عن إرادتك).
• ركز على عدد محدود جدا من المهام المرتبطة ببعضها.

ولكى تستطيع الالتزام، اتبع تلك الخطوات

راقب نفسك

اعرف وقتك يضيع فى اى شئ وأنهى هذا الشئ اليوم، لو وجدت نفسك تعطى لنفسك أعذار لعمل الأشياء التى تضيع وقتك اعرف انك لست مستعد للتغيير الآن. 

مثال: لو انت تقضى أربع ساعات من يومك على فيسبوك و منصات السوشيال ميديا، لازم تقفل المنصة الاقل استفادة منهم.

ملحوظة : اعرف ان الوقت الذى تقضيه على منصات السوشيال ميديا لايعتبر وقت ترفيه بالعكس لكنه يجذب طاقة سلبية ويسحب وقتك ومجهودك بدون فائدة.

حدد هدفك بوضوح وبطريقة صحيحة

الهدف لابد أن يكون محدد، يمكن قياسه، يمكن تحقيقه، واقعى، له وقت محدد وأهم شئ يكون يتناسب مع قدراتك وظروف حياتك وتستطيع ان تحدد له خطوات بسيطة توصلك لهدفك فى النهاية.

ابدأ بتحديد القصيرة والطويلة الأمد. الفهم الواضح لما تريد تحقيقه سيساعدك على تركيز جهودك وتحديد الانشطة الضرورية لتحقيق هذه الاهداف.

خطط ليومك من الليلة السابقة

لابد أن تستيقظ على خطط محددة لليوم تستيقظ وأنت تعرف المهام التى عليك انجازها بالضبط.

قم بعمل قائمة مهام يومية To Do List تحتوى على جميع المهام التى يجب إنجازها، ثم قم بترتيب المهام وفقا لأولويتها. هذه الخطوة تشكل فرقا كبيرا فى تنظيم أفكارك وبالتالى تنظيم يومك.

أكبر ميزة فى الخطة اليومية هي انك تركز على كل الأشياء والمهام المطلوبة منك دون أن تنسى شئ.

وايضا وانت تكتب المهام في خطتك، مخك بيستقبل اشارة واستعداد انه يتشجع ويقوم بعمل هذه الخطة. جرب بنفسك وتذوق احساسك بالإنجاز والتشجيع الذى تشعر بيه، انتاجيتك ستزيد من اول يوم وايضا تنظيم الوقت سيكون مسلى وممتع.

عقلية التحدى

أنت الذى حددت هدفك بنفسك وأنت الذى قمت بعمل الخطوات التى تصل بك الى هدفك وأنت من تحدد الوقت الذى تستطيع توفيره لكى تنجز مهامك وتحقق هدفك، لذلك يجب عليك ان تتحدى نفسك وتنفذ خطواتك المحددة ولا تنسى انك قد وضعت جدول مريح لنفسك لذلك لاتسمح لاى عذر ان يمنعك من الالتزام بيه. 

اعرف ان لديك القدرة على تحقيق أى شئ ترغب فيه ولا تلوم الظروف عندما تواجهك صعوبات. انت الشخص الوحيد المسؤول عن نجاحك أو فشلك. انت الوحيد الذى تستطيع ان تجبر نفسك على الانضباط. حافظ على الانضباط والتركيز حتى عند تحقيق أهدافك. لا تسمح للتراخي والكسل بالتسلل إليك.

عش حياتك بتحدى يومى مع نفسك وهدفك. لا تسمح لنفسك بالاستسلام أو البقاء فى مكانك.

لا تبحث عن أعذار للتراجع أو التخلي عن هدفك. إذا كانت هذه هى عقليتك، فستنجح بإذن الله وستصل إلى هدفك.

فى النهاية، يجب أن تتذكر أنك أقوى شخص يعرف نفسه وقادر على إجبار نفسك على التحلى بالانضباط والالتزام.

ترتيب الأولويات

If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning. And if  it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first

Mark Twain

إذا كانت مهمتك هي أن تأكل ضفدعة، فمن الأفضل أن تبدأ بتناولها في الصباح الباكر كأول شيء. وإذا كانت مهمتك هى أن تأكل ضفدعين، فمن الأفضل أن تبدأ بتناول الضفدعة الكبيرة أولاً. بمعنى آخر، يجب أن تبدأ بالمهمة الصعبة أولاً.

افضل وقت تنجز فيه هو الصبح بدرى أو بعد ساعة من استيقاظك غالباً بيكون مخك فى أفضل أحواله، استثمر هذا الوقت وابدأ بالمهمة الكبيرة أولاً لانك عندما تنجزها ستشعر بإنجاز كبير يعطيك دفعة من الدوبامين قوية ستساعدك تنجز مهامك الصغيرة فى باقى اليوم.

حدد المهام الأكثر اهمية وحاجة للتنفيذ الفورى. ركز على المهام ذات الاولوية الكبيرة لهدفك الاكثر أهمية أولا لضمان تقدمك نحو الاهداف. 

اعزل نفسك عن المشتتات

انت الآن مشغول لمدة ساعة، فإذا كان الهدف هو العمل بتركيز، ماذا يفعل هاتفك بجانبك؟ هل تعتقد أن العالم سيتغير خلال تلك الساعة؟

يجب أن تقوم بإغلاق هاتفك حتى تتمكن من التركيز بشكل فعال. إذا كان هناك صوت رسالة أو إشعار من أي منصة، فقط هذا الصوت يكفى ليشتت تركيزك.عندما تمتلك فترات عمل أطول دون أى تشتيت، ستزيد إنتاجيتك وستتمكن من إنجاز المزيد والمزيد.

تأكد من توفر وقت للعمل الهادئ وغير المنقطع.

ركز على مهمة واحدة

تجنب محاولة القيام بأمور متعددة في نفس الوقت. لا تدّعي أنك قادر على القيام بأشياء متعددة بنفس الجودة وأنت تحاول التركيز في عملك وفي الوقت نفسه تلتفت إلى هاتفك. لا يوجد شخص خلقه الله قادر على القيام بمهام متعددة بنفس الجودة كما يحدث عندما يركز في كل مهمة بشكل منفصل وينجزها ثم ينتقل إلى المهمة التالية بنفس التركيز. اعمل على مهمة واحدة فقط وانصب تركيزك فيها، أكملها بأعلى جودة وارحمِ نفسك وعقلك. بهذا النهج، ستنجز بسرعة أكبر.

اتخذ فترات راحة منتظمة

احذر الحماس الزائد و أنك تعمل جدول ليومك بدون فواصل بالعكس ضرورى تعمل فواصل طويلة بين كل مهمة والاخرى، حدد وقت معين للمهمة وبعدها فاصل طويل مثلا مهمة فى ساعتين وفاصل ساعة وبعدها مهمة اخرى فى ساعتين وفاصل ساعة وهكذا، ستجد نفسك تريد الانجاز بسرعة وتحاول التركيز جدا على مهمتك قبل انتهاء الوقت وستجد مساحة من الوقت لو المهمة استغرقت أكثر من الوقت المحدد لها تكمل فيها مهمتك وستجد فواصل فى اليوم تمارس فيها هواياتك والاشياء التى منعت نفسك منها سابقا للحفاظ على الوقت.

تناول فترات راحة منتظمة خلال اليوم يمكن ان يعزز الانتاجية ويعيد شحن تركيزك.

تعلم قول لأ

كن حذرا بشأن قدراتك وتجنب الاهتمام الزائد بمصالح الآخرين. تعلم قول “لا” عند الضرورة وكن واقعيا بشأن مايمكنك تحقيقه فى الاطار الزمنى المحدد.

• تعلم التفويض

اذا كان ممكنا، فقم بتفويض المهام التى يمكن لشخص آخر تنفيذها. يسمح لك التفويض بتوفير الوقت للمسؤوليات الأكثر اهمية ويساعد فى توزيع عبء الأعمال بشكل أكثر كفاءة.

اقرأ

يجب أن تخصص جزءًا من وقتك اليومي للقراءة، حتى لو بدأت بفترة قراءة قصيرة تستغرق 10 دقائق فقط. حتى لو كانت القراءة في البداية ترفيهية، سيعتاد عقلك على القراءة وسيوسع مداركك ويساعدك على التطور بشكل غير مقصود. جزء كبير من اتساع آفاقك سينعكس على طريقة تفكيرك وكيفية إدارتك لحياتك بما في ذلك إدارة وقتك.

• التقييم والتعديل

قم بمراجعة تقدمك بانتظام وقيَم كيفية إدارتك للوقت. حدد المجالات التى يمكنك تحسينها وقم بإجراء التعديلات اللازمة. قم بتجربة تقنيات واستراتيجيات مختلفة لتحديد ما يعمل بشكل أفضل بالنسبة لك.

اولويات ادارة الوقت

 

لمعرفة اولويات ادارة الوقت، هناك أسئلة مفيدة يمكنك طرحها على نفسك عند تحديد أولوياتك.

1. ما هي المهام التي يجب عليّ القيام بها خلال الـ 48 ساعة القادمة؟ 

إجابتك على هذا السؤال ستساعدك في تحديد المهام الضرورية التي يجب أن تقوم بها فورًا. بعد تحديد مهامك للـ 48 ساعة المقبلة، اسأل نفسك،

1. ما هي المهام العاجلة التي لا يمكن تأجيلها أكثر؟
2. ما هي المهام التي يمكنني التخلى عنها أو تفويضها لشخص آخر للقيام بها؟ بذلك، ستتمكن من تحديد المهام الأكثر أهمية والتي تحتاج إلى أولوية أكبر. وستعرف أيضًا المهام التى ليس لها ضرورة ويمكن تأجيلها أو إلغاؤها تمامًا.

الأولويات

• هام وعاجل: مهام لا تحتمل التاخير او التاجيل تخلص منها فورا او كلفها لاخرين لكن احذر أن يمتلئ برنامجك او يومك منها مثل مهام المنزل.
•  هام وليس عاجل: هى المهام التي تعطى قيمة لحياتك (وضع اهدافك، بناء علاقاتك، تطوير ذاتك، وضع خططك) لابد ان تكون أولوية يومية فى برنامجك.
•  عاجل وليس هام: مثل متطلبات الآخرين لا تعطيك قيمة وتسرق وقتك وطاقتك.
•  ليس هام وليس عاجل : مثل الانشغال بوسائل التواصل الاجتماعى والتليفزيون والمكالمات الطويلة وغيرها تجنبها وقللها لأبعد حد.

فن إدارة الوقت طريق نحو النجاح

 

عليك أن تدرك أن فن إدارة الوقت طريق نحو النجاح. عندما تتعلم كيفية إدارة وقتك وتتدرب على الالتزام بالمهام اليومية واتباع خطوات صغيرة نحو هدفك، ستصل إلى النجاح بشكل أسرع. فن إدارة الوقت يعنى  أن لديك وقت مخصص لإنجاز المهام التى ترغب فى القيام بها فى اليوم، وأيضًا وقت مخصص للراحة والترفيه.

أهمية فن إدارة الوقت

• تقلل من التوتر
• تشعر وكأنك حصلت على المزيد من الوقت
• القدرة على تحقيق الأهداف
• تعطيك حماس وطاقة أكبر
• ستجد وقت إضافى تقضيه مع عائلتك وأصدقائك.

كيف يمكنك اتقان فن إدارة الوقت؟

• اعرف أهمية الوقت.
• حدد أهدافك ولو لم يكن لديك هدف، ابحث على هدف لنفسك.
• خصص وقت محدد للمهام اليومية (وقت لكل مهمة).
• لا تضيع وقتك فى الانتظار استغل وقت الانتظار فى شيء مفيد مثل القراءة أو مهمة يمكن عملها فى هذا الوقت.
• تجنب المشتتات والملهيات أثناء العمل فى أى مهمة.
• تجنب التسويف. 

مبدأ باريتو في إدارة الوقت

أعرفك أولا على مبدأ باريتو في إدارة الوقت بيقول مبدأ باريتو “أن 80% من النتيجة ترجع الى 20% من الأسباب”  صاحب هذا المبدأ رجل الاقتصاد الإيطالى “Vilfredo Pareto” فى عام 1895 عندما اكتشف أن 80% من ثروة انجلترا كلها موجودة مع 20% فقط من الناس ولاحظ أن هذا المبدأ يمكن تطبيقه على اى شئ فى حياتنا.

الى ان اتى بعده Richard Koch وقال لنا فى كتابه “The 80/20 Principle” (قاعدة الـ 80/20)

ازاى نستخدم قاعدة باريتو فى حياتنا وقال إن 20% من أنشطتك تشكل 80% من نتائجك، دور على ال 20% مجهود اللى بتطلع ال 80% نتائج، ركز على ال 20% منتجات اللى بتجيب لك 80% من الدخل.

يقول إن 20% من أفعالنا اليومية تمثل 80% من النتائج التى تصل اليها حياتنا. وهذا يعنى أنك لو استغليت 20% فقط من يومك ووقتك فى التركيز والإنتاجية ستجد حياتك تغيرت وتعدلت بنسبة 80%، يعنى ممكن بمجهود صغير 20% تحقق نتائج كبيرة 80%.

و ايضا الكاتب Brian Tracy قال

“إذا كان لديك قائمة تحتوى على 10 مهام فإن اثنتين منها لها القيمة الأكبر من بقية المهام”.

وهذا لا يعنى ان تبذل جهد أقل فى العمل والتعلم لكن ركز على اكثر الاشياء اهمية (المهام التى تساعدك على تحقيق أهدافك).

معوقات ادارة الوقت

من المهم ان تعرف معوقات ادارة الوقت عشان تعرف تتعامل معها بجدية وتتجنبها وتتغلب عليها

• المماطلة والتأجيل (التسويف)

أحيانًا تشعر أنك تواجه صعوبة في مهمة ما، أو تعتقد أنها ستستغرق وقتًا وجهدًا كبيرين منك. هذا الإحساس يجعلك تتكاسل عنها وتؤجلها. كما أن عدم وجود الحماس أو الاهتمام بالمهمة، وأحيانًا الخوف من الفشل فيها، يجعلك تماطل وتؤخرها.

يمكن ان يكون التسويف عقبة رئيسية أمام ادارة الوقت الفعالة.

قم بتقسيم المهام إلى خطوات صغيرة ومدارة (يمكن التحكم فيها) وحدد المواعيد النهائية لكل خطوة وكن مسؤولا عن نفسك.

• الخلط بين أهمية الأمور

• ترتيب الأولويات، كما ذكرنا سابقًا، مهم جدًا. 

معرفة أولوياتك اليومية من اهم خطوات ادارة الوقت لاتستهين بها، رتب أولوياتك بطريقة صحيحة كما ذكرنا سابقا ستحصد الكثير من ثمار مجهودك.

• المشتتات الذهنية بسبب أى شيء أو اى شخص تؤثر على تركيزك. 

قم بإزالة الانشغالات الغير ضرورية أثناء فترة العمل. 

• عدم وجود أهداف وخطط واضحة ومحددة يجعل من الصعب عليك تحقيق أي إنجاز.

أنصحك أن تفكّر على الورق، فأفكارك وتركيزك سيكونان أعلى بكثير عندما تدوّنها على الورق. وستوفر وقتًا كبيرًا أيضًا.

• التواجد الغير مثمر على منصات السوشيال ميديا باستمرار.

تذكّر دائمًا أن وقتك أهم من مجرد إعجاب بصور أصدقائك أو متابعة أخبار لا تهمك ولا تضيف قيمةً لحياتك.

التعامل مع مضيعات الوقت

في رحلة تحقيق أهدافك، يُعدّ تنظيم الوقت رفيق دربك الأمثل لذلك معرفة كيفية التعامل مع مضيعات الوقت والتخلص منها للأبد أمر أساسى، إليك الخطوات

• التخطيط ليومك بحكمة دليلك للسيطرة على وقتك.
• لا تستجيب لأى مشتت خارجى أثناء وقت العمل ووقت التركيز.
• واجه نفسك بالحقائق دائما، انت المسؤول الوحيد عن ضياع وقتك، انت من تملك رد فعلك على الأحداث والمواقف.
• كن قاسى مع نفسك فى الالتزام واجبر نفسك على الانضباط والاستمرارية، بعد فترة من التغصب ستجد نفسك فى حالة من التعود على الالتزام بالنظام وستكون مستمتع وأنت تنفذ خطواتك لأهدافك.
• اعرف اوقات ذروة نشاطك واستغلها فى المهام الأكثر صعوبة وتعقيد.
• رتب مهامك على حسب اهميتها.
• خليك واقعى وانشئ جدول يومى مريح كى تستطع الالتزام بيه، الجدول المزدحم لا يحل مشكلة تنظيم الوقت بالعكس يزيدها سوءا خصوصا في المراحل الاولى وانت تتعلم كيف تدير وقتك.
• لا تترك مهامك غير مكتملة التنفيذ، كمل كل مهمة للآخر قبل ما تبدأ فى مهمة جديدة.
• تعلم قول لأ بلباقة لاى شخص يحاول يسرق وقتك واعرف ان حقك تحافظ على وقتك او يمكنك تنفيذ طلبه فى وقت الفراغ، المهم انك تحافظ على خطتك اليومية بقدر المستطاع.

ملخص عن إدارة الوقت

تحسين ادارة الوقت هو عملية مستمرة، يتطلب الأمر الانضباط الذاتى والاستمرارية واستعداد للتكيف. من خلال تنفيذ هذه الاستراتيجيات وتطوير عادات جيدة، يمكنك تعزيز انتاجيتك وتحقيق أهدافك بفعالية أكبر.

سأقول لك ملخص عن إدارة الوقت سريع يعطيك الفكرة الرئيسة ويحدد لك الخطوط العريضة للتنفيذ

• راقب وقتك وانهى حالاً كل الاشياء التى لا تعود عليك بفائدة.
• افهم نفسك واعرف أوقات نشاطك وحجم طاقتك واستغلها.
• رتب مهامك تنازلى من الأهم للأقل أهمية والشئ الذى تستطيع تفويضه فوضه لشخص آخر.
• اعتزل كل الافعال والعادات التى تهدر وقتك وتضيعه بدون استفادة.
• التزم بجدولك اليومى المريح لان التزامك سيقلل الضغط والتوتر وسيزيد إنتاجيتك جداً.
• ازرع ثمارك وأرويها باستمرار تحصد نجاح.

تابعنا فى Click Your Future واحنا هنمشى معاك خطوات النجاح خطوة بخطوة

وتعلم معنا التسويق الرقمى واسرار العمل الحر فى كورس التوظيف فى مجالات التسويق الرقمي والعمل الحر الكورس رقم واحد على لينكد ان  هيفرق فى حياتك كثير.

بقلم انجى عادل